В век цифровых технологий будет логично воспользоваться преимуществом, и избавить свой бизнес от лишней и ненужной волокиты с архивными бумагами. И один из важных шагов – отсканировать документы. Для чего это все нужно?
Все просто. Сканирование документов позволит сэкономить время на поиске необходимой документации, освободиться пространство, занимаемое под архив. И хранить документы в цифровом формате гораздо удобней, чем в бумажном. И работники будут заняты более полезным делом, чем перебиранием бумажек.
В электронном виде документы всегда под рукой. К тому же повыситься уровень конфиденциальности. Ведь доступ к материалам будет ограничен. Документ сможет получить только авторизованный пользователь, т.е. человек имеющий доступ.
Информация находящаяся в электронном архиве легкодоступна, время поиска сокращается до минимума, что позволяет более эффективно организовывать работу с документацией.
Чтобы оцифровать документы, необходимо сделать выбор:
1. Специализированный центр. Вам необходимо будет подготовить все документы и переправить в этот центр. Будет очень удобно, если у данной компании будут курьерские услуги, чтобы вам не ломать голову как доставить все документы до места назначения.
2. На вашей территории (территория заказчика). В таком случае к вам будет направлен специалист, который будет проводить высокотехнологичную оцифровку документов на своем оборудовании. (Можно сделать и на вашем, если позволяет техника).
Кроме того что вы можете перевести весь архив в цифровой формат, Вы также можете заказать сканирование лишь отдельных типов документов из всего архива. Работа по отсортировки и систематизации документов ложится на плечи специалистов.
К тому же современные технологии позволяют произвести сканирование документации онлайн, но это при условии, что у вас сравнительно небольшой объем информации. Если у Вас большая компания, то логичнее будет воспользоваться услугой специализированных центров. Они помогут сделать архив интеллектуальным.
Что касается конфиденциальности, то есть определенные методы защиты:
1. Для сканирования используется профессиональное оборудование;
2. Применение систем видеонаблюдения;
3. Подписание соглашений о конфиденциальности информации.
